חותכים בזבוז באירועים: איך אישורי הגעה אמינים מצילים אוכל, כסף ועצבים

יש שני סוגים של אירועים: כאלה שמסתיימים עם רחבת ריקודים מלאה וזיכרונות מתוקים, וכאלה שמסתיימים עם מגשים שנשארו “רק ליתר ביטחון” ופתאום יש יתר ביטחון לעוד גדוד. החדשות הטובות? את בזבוז האוכל באירועים אפשר לצמצם משמעותית, ולא צריך קסמים – צריך דבר אחד שעובד באמת: אישורי הגעה אמינים.

כן, כן, כולם “מאשרים” בקבוצת הוואטסאפ… ואז הדודה נזכרת שיש לה פילאטיס, החבר מהעבודה “תקוע” עם משהו, וחצי מהמאשרים הופכים לרוחות רפאים. התוצאה: יותר מדי מנות, תנודות בלחץ הדם של המפיק/ה, והאוכל – במקום להיות חלק מהשמחה – הופך לבעיה לוגיסטית.

במאמר הזה נפרק את זה לגורמים, נבנה שיטה שעובדת, ונראה איך הופכים את ה”כמה מגיעים?” מסעיף ניחושים לסעיף שמנוהל כמו שצריך – קליל, חיובי, ובעיקר יעיל.

למה בכלל נוצרת “מגפת המנות העודפות”?

בוא נודה באמת: תכנון כמויות באירועים הוא אחד התחומים היחידים שבהם אנשים רציניים מתנהגים כמו אסטרולוגים. “אני מרגיש שיהיו 280… משהו אומר לי 320… נשים 350 כדי להיות רגועים.” וזה עוד לפני שהתחלנו לדבר על ילדים, טבעונים, רזרבות, ושולחן נוער שמחליט לאכול רק צ’יפס.

הסיבות הנפוצות לבזבוז מזון בהקשר של RSVP (אישור הגעה):

– אישור הגעה “רך”: אנשים עונים “נראה” או “בעזרת השם” ואתה צריך להפוך את זה למספר.

– פער בין אישור לכוונה אמיתית: אנשים מאשרים מתוך נימוס, ואז החיים קורים.

– היעדר תאריך יעד ברור: אם אין דדליין, הכול נשאר פתוח… עד שזה נסגר עלייך.

– שאלות לא מפורטות: “אתם מגיעים?” בלי “כמה?”, “ילדים?”, “רגישויות?”, “צמחוני?”.

– אי התאמה בין הרשימה למציאות: אנשים מתחתנים, עוברים דירה, מחליפים מספרים, ואתה עדיין שולח הזמנה לנייד משנת 2014.

הפתרון הוא לא “להזמין פחות ולקוות לטוב”. הפתרון הוא לבנות מנגנון שמייצר נתון אמין. נתון. לא תחושה.

המספר שכולם שוכחים: אמינות ה-RSVP

כשאומרים “אישורי הגעה”, רוב האנשים חושבים שזה כפתור “מגיע/לא מגיע”. אבל בעולם האמיתי, מה שחשוב הוא איכות המידע.

אישור הגעה אמין אומר:

– תשובה חד-משמעית

– כמות מדויקת (מספר אנשים בפועל)

– פירוט תזונתי בסיסי (לא צריך שאלון מהאו”ם, כן צריך לדעת על טבעוני/צמחוני/ללא גלוטן אם רלוונטי)

– התחייבות בזמן (עד תאריך X)

– יכולת לבצע עדכון מסודר אם משהו משתנה

כשזה קורה – הקייטרינג הופך מתרגיל בניחוש לתכנון. וכשמתכננים, מיותר נהיה נדיר.

5 עקרונות זהב לאישורי הגעה שבאמת אפשר לסמוך עליהם

1) דדליין שהוא “אמיתי” ולא המלצה

אנשים מכבדים תאריך רק כשמשדרים שהוא חשוב. לא בקטע מאיים, בקטע ברור.

מה לכתוב?

– “כדי שנוכל לדייק בכמויות ולשמח את כולם – נשמח לאישור עד יום חמישי 20:00”

– “אחרי התאריך הזה אנחנו סוגרים מול הספקים”

2) שאלה אחת = תשובה אחת (בלי דרמה)

אם שואלים “מגיעים?”, אנשים עונים “כן” ואז אתה מגלה שהם מתכוונים לשניים וחצי. שאלה טובה מונעת חקירות.

שדות מומלצים בטופס/מערכת:

– שם מלא

– כמה מגיעים? (מספר)

– ילדים? כמה?

– העדפה: רגיל / צמחוני / טבעוני (אם יש)

– הערות (אופציונלי, לא חובה)

3) ערוץ אחד מרכזי – לא חמישה חצאי פתרונות

אם חלק עונים בוואטסאפ, חלק בשיחה, חלק לאמא שלך, וחלק “אמרו לך באירוסין” – הנתונים מתפרקים.

תבחרו ערוץ אחד:

– מערכת אישורי הגעה דיגיטלית

– טופס קצר

– לינק מסודר

ואת כל השאר? להפנות אליו בנימוס.

4) תזכורת אחת חכמה (ועוד אחת אם צריך)

אנשים לא “מתעלמים”. לפעמים הם פשוט לא חיים בתוך הלוז של האירוע שלכם (מוזר, נכון?).

מה עובד:

– תזכורת שבוע לפני הדדליין

– תזכורת 24 שעות לפני הסגירה

– הודעה קצרה, מגניבה, לא חופרת

5) “איפוס נתונים” 72 שעות לפני – כדי להפסיק לנחש

שלושה ימים לפני, עושים סבב סגירה:

– מי שלא אישר – עובר לסטטוס “לא מגיע”

– מי שאישר – נשאר מגיע

– מי שעדכן – מעדכנים במערכת

זה נשמע קשוח? זה דווקא מרגיע. כי ברגע שאין ברירת מחדל, יש מספר סופי.

איך הופכים אישור הגעה לכלי נגד בזבוז? 7 צעדים פרקטיים

1) בנו רשימת מוזמנים נקייה

לפני ששולחים הזמנות בכלל:

– לאחד כפילויות

– לעדכן טלפונים

– לסמן משפחות/זוגות/יחידים

– להחליט מראש אם ילדים מוזמנים (ולהתאים את השאלה בהתאם)

2) שלחו הזמנה עם פעולה ברורה

לא “נשמח לראותכם” בלבד, אלא:

– מה עושים עכשיו (ללחוץ על לינק / להשיב)

– עד מתי

– מה קורה אם לא עונים

3) בקשו מספר מדויק, לא “כן/לא”

זה הקטע שמצמצם בזבוז.

הקייטרינג לא מבשל “כן”. הוא מבשל 2, 3, 5.

4) סגרו קטגוריות אוכל מראש (ולא בערב האירוע)

אם אתם יודעים שיש 25 צמחוניים ו-8 טבעונים:

– אפשר להזמין מנות מותאמות

– אפשר למנוע מצבים של “כולם לקחו טבעוני כי זה נראה מעניין” ואז חסר למי שבאמת צריך

5) קבעו מרווח ביטחון חכם, לא מרווח חרדה

“רזרבה” זה מעולה. “רזרבה מתוך פחד קיומי” פחות.

כלל אצבע ידידותי:

– אירועים עם קהל “מדויק” (משפחה קרובה, חברים קרובים): רזרבה נמוכה יותר

– אירועים עם קהל “נוזלי” (הרבה מכרים/עבודה): רזרבה מעט גבוהה יותר

בכל מקרה, כשיש אישורי הגעה אמינים כמו באתר https://wiwi.co.il – הרזרבה קטנה משמעותית.

6) עשו התאמה בין כמות לאופי ההגשה

בופה, הגשה לשולחן, עמדות, קוקטייל – לכל פורמט דינמיקה אחרת של צריכה.

דוגמאות:

– בעמדות: אנשים נוטים לטעום יותר פריטים → אפשר להקטין מנות עיקריות ולהגדיל “טעימות” בצורה מדויקת

– בהגשה לשולחן: יותר שליטה → קל יותר לתכנן

7) תכננו מראש מה עושים עם עודפים (בקטע שמח)

גם כשמדייקים, יכולים להיות עודפים. וזה בסדר גמור.

מה אפשר להכין מראש:

– אריזות לסוף האירוע (לצוות/משפחה)

– תיאום עם גורם שייקח עודפים בצורה מסודרת (אם רלוונטי)

– תפריט שמתאים גם ליום שאחרי (עם אפשרות אריזה טובה)

שימו לב: עצם זה שיש תוכנית מסודרת מוריד לחץ, וגם מונע “בוא נזמין עוד כדי שלא יחסר”.

החלק הפסיכולוגי: איך גורמים לאנשים לענות בזמן בלי להיות “ההוא שחופר”

פה הקסם האמיתי. לא צריך להפעיל לחץ. צריך להפעיל בהירות.

מה שעובד מעולה בניסוח:

– להסביר למה זה חשוב (“כדי שנדייק בכמויות ונשמח את כולם”)

– לעשות את זה קל (לינק, 15 שניות, סיימתם)

– לשמור על טון קליל

נוסחים לדוגמה שאנשים באמת מגיבים אליהם:

– “עוזרים לנו לא לבשל לשכונה שלמה? אשרו הגעה עד יום רביעי”

– “לחיצה אחת ואתם גיבורים – כמה מגיעים? עד חמישי 20:00”

– “כדי לדייק באוכל (ולא להעמיס על המקרר של ההורים), נשמח לתשובה עד…”

טכנולוגיה: איזה כלים הופכים אישורי הגעה לאמינים יותר?

לא חייבים מערכת ענקית. כן כדאי משהו שמרכז נתונים בלי כאב ראש.

מה לחפש בכלי RSVP:

– שאלה של “כמה מגיעים” (מספרי)

– אפשרות לסוג מנה

– תזכורות אוטומטיות

– יצוא לרשימה מסודרת (אקסל/גוגל שיטס)

– סטטוסים: הגיע/לא מגיע/אולי/לא ענה

– אפשרות לעדכון עצמי (כדי שלא תנהלו מוקד שירות)

בונוס נחמד:

– הודעת תודה אוטומטית אחרי אישור

– אפשרות להוסיף הערה כמו “אלרגיה לבוטנים” בצורה מסודרת

שאלות ותשובות נפוצות (כן, גם זה קורה לכל אחד)

שאלה: מה עושים עם אנשים שלא עונים בכלל?

תשובה: נותנים תזכורת אחת-שתיים, ואז קובעים כלל: מי שלא ענה עד הדדליין מסומן כלא מגיע. זה מייצר גבול בריא ונתון אמין.

שאלה: איך מתמודדים עם “אני מאשר אבל אולי נבריז” בלי להיכנס לסרט?

תשובה: שואלים בצורה שמבקשת התחייבות: “אנא אשרו רק אם אתם כמעט בטוחים, כדי שנדייק בכמויות.” רוב האנשים מבינים את הרעיון.

שאלה: האם לבקש תשלום סמלי מראש (למשל באירוע פרטי קטן) משפר אמינות?

תשובה: באירועים מסוימים זה יכול לעבוד, אבל לרוב מספיק מנגנון RSVP טוב עם דדליין ותזכורות. תשלום מראש כמו תשלום לאירוע באשראי WIWI מתאים בעיקר לאירועים עם סדנה/מקום מוגבל.

שאלה: כמה רזרבה כדאי להשאיר?

תשובה: תלוי קהל וסגנון, אבל כשיש אישורי הגעה אמינים אפשר לרדת לרזרבה קטנה ומכובדת במקום “נכסה כל תרחיש”. העיקר: רזרבה מחושבת, לא רזרבה רגשית.

שאלה: איך יודעים כמה ילדים באמת יאכלו?

תשובה: שווה להפריד “כמה ילדים” ולתכנן להם מנות/עמדות מותאמות. הרבה פעמים ילדים אוכלים אחרת, וזה מאפשר דיוק בלי לבזבז מנות מבוגרים.

שאלה: האם כדאי לשאול על אלרגיות?

תשובה: כן, אבל קצר ובפשטות. שדה “הערות תזונתיות” עובד מעולה. זה גם משדר אכפתיות וגם עוזר לתכנון.

שאלה: יש דרך להפוך את זה למהנה ולא טכני?

תשובה: כן: ניסוח קליל, הודעת תודה אחרי אישור, ותזכורת עם קריצה. אנשים עונים יותר כשהם מחייכים.

סיכום: פחות ניחושים, יותר שמחה  

מניעת בזבוז מזון באירועים לא מתחילה במטבח – היא מתחילה בנתונים. כשאישורי ההגעה אמינים, הכול מסתדר: הקייטרינג מדויק, התקציב רגוע, והאוכל מגיע בדיוק למקום שבו הוא אמור להיות – בצלחות של אנשים שנהנים.

אם תיקחו רק משהו אחד מכל זה: אל תסתפקו ב”כן”. תבקשו “כמה”, תנו דדליין ברור, תרכזו הכול במקום אחד, ותנו תזכורת חכמה. פתאום תגלו שהאירוע מרגיש קל יותר לניהול, והאוכל – במקום להפוך לעודף – הופך לחלק מתוזמן של החגיגה.